통제 활동

통제의 유형

효과적인 경영에서 통제 활동은 사전, 동시, 사후 단계로 나누어 다루며 중요한 역할을 합니다. 이러한 통제 유형은 기업의 자원 변환 과정을 고려할 때 각각 다른 시점에서 작동합니다.

1. 사전통제(feed-forward control): 경영활동이 시작되기 전에 문제를 예방하고 원하는 목표를 달성하기 위한 조치를 미리 취합니다. 계획과 밀접하게 관련되며, 문제를 사전에 파악하고 대비하는 데 핵심적입니다. 사전통제는 성공적인 계획의 핵심 부분으로 작용하며, 인적 및 물적 자원의 적절한 구비를 확인하는 데 중요한 역할을 합니다.
2. 동시통제(concurrent control): 경영활동이 진행 중일 때 활동과 프로세스가 기준에 부합하는지 실시간으로 모니터링하고 조정합니다. 실시간 정보 수집과 조정 과정을 통해 진행 상황을 확인하며, 문제가 발생하면 즉시 수정합니다. 비용 효율적이며 신속한 통제가 가능한 이점이 있습니다.
3. 사후통제(feedback control): 완료된 활동에 대한 정보를 수집하고 미래의 개선을 위한 정보와 조치를 평가합니다. 이는 경영자가 기존 성과를 평가하고 미래의 개선을 위한 정보를 활용할 수 있게 해줍니다. 사후통제는 계획된 목표와 기준의 품질과 유효성을 평가하는 데 사용됩니다.

이러한 세 가지 통제 활동 유형은 상호보완적이며, 대부분의 조직에서는 조합하여 사용됩니다. 오늘날의 복잡한 경영환경에서 성공적인 경영자는 이러한 통제 유형을 조화롭게 활용할 수 있어야 합니다. 사전통제는 실수를 예방하고, 동시통제는 실수를 진행 중에 수정하며, 사후통제는 과거의 실수나 오류를 개선합니다. 이러한 상호작용과 균형이 효과적인 통제를 가능하게 합니다.

효과적인 조직 통제 평가 기준

조직의 효과적인 통제 활동 시스템을 구축하고 유지하기 위해서는 몇 가지 핵심 기준을 고려해야 합니다. 어떤 종류의 통제 수단을 쓰든, 이러한 기준을 충족시키는 것이 중요합니다. 아래는 효과적인 통제 시스템을 평가하기 위한 5가지 기준입니다:

1. 목표와 결과의 연계성: 통제 활동은 조직의 목표와 밀접하게 연계되어야 합니다. 즉, 통제는 조직이 달성하려는 목표와 기대하는 결과를 달성하는 데 도움을 주어야 합니다. 예를 들어, 품질 향상이 조직 성장의 핵심 요소라고 주장할 때, 통제 수단은 품질 관련 목표와 연관되어야 합니다.
2. 객관성: 통제 수단은 개인적인 감정이나 이익을 좌우하는 데 사용해서는 안 됩니다. 이는 조직 전체 차원에서 공정하게 이루어져야 합니다. 외부 감사나 사외이사 등을 활용하여 객관성을 유지하는 것이 중요합니다.
3. 완전성: 통제 활동은 기업의 목표 달성에 필요한 모든 결과와 행동을 포괄해야 합니다. 양적인 측면과 아울러 질적인 측면도 고려되어야 합니다. 예를 들어, 판매 관리자가 매출만을 강조하고 판매 후 서비스를 무시하는 경우 통제가 미흡할 수 있습니다.
4. 적시성: 통제 활동은 정보를 가장 적절한 시기에 제공해야 합니다. 실시간 정보 시스템을 활용하여 실시간으로 데이터를 수집하고 관리자에게 제공함으로써 적시성을 확보할 수 있습니다.
5. 수용성: 조직 구성원은 통제 활동을 수용하고 따라야 합니다. 통제 시스템을 따르는 것을 장려하고 그렇지 않은 경우에 대한 대응책을 마련해야 합니다. 보상 체계를 통해 수용성을 높이거나, 통제 방법을 수정하거나 제거함으로써 조직 내에서 효과적인 통제를 유지할 수 있습니다.

이러한 기준을 충족시키지 못하는 조직 통제는 손실을 초래할 수 있으므로, 이러한 기준을 고려하여 통제 시스템을 구축하고 개선하는 것이 중요합니다. 평가를 통해 통제 시스템의 효과성을 확인하고 개선할 수 있습니다.

통제와 감시

통제와 감시는 조직 운영에서 필요한 필수 도구입니다. 조직 내에서 모든 행위를 개인의 양심과 자기 자신에게 맡기는 것은 현실적으로 불가능하며 이상적인 경우입니다. 따라서 통제가 없는 경영은 실용적으로 효과적이지 않습니다. 조직 내에서 충분한 수준의 통제는 조직의 성장과 안정에 기여합니다. 마찬가지로 조직 내에서 적절한 수준의 갈등은 발전에 도움이 되며, 조직의 통제도 적절한 수준으로 유지되어야 합니다.

조직적 통제의 효과를 평가하는 한 가지 방법은 통제 결과가 얻는 이익과 통제 비용을 대조하는 것입니다. 이러한 이유로 조직 통제의 이익과 비용을 분석할 때 다음과 같은 기본적인 문제를 고려해야 합니다:

• 통제 발전을 위한 목표 및 결과: 어떤 행위와 결과가 조직적 통제를 향상할 수 있는지 고민해야 합니다. 즉, 어떤 목표를 설정하고 어떤 결과를 원하는지 고려해야 합니다.
• 통제의 비용과 이익: 행위와 결과를 달성하기 위한 조직적 통제의 비용과 어떤 개선을 얻을 수 있는지 고려해야 합니다. 즉, 통제에 투입된 비용과 이에 따라 얻는 이득을 고려해야 합니다.
• 대안적 조직 통제의 이익과 비용: 대안적인 통제 방법을 고려할 때 이에 따른 이익과 비용을 고려해야 합니다.

조직 통제의 효과는 투입된 비용과 개선할 수 있는 결과 사이의 차이에 의해 결정됩니다. 따라서 조직은 통제 시스템을 개선하고 비용 대비 효과를 최대화하기 위해 지속적인 평가와 개선을 수행해야 합니다.

비용-이익 모형

조직통제 시스템의 효과를 측정하고 최적화하기 위한 비용-이익 모델은 중요한 관리 도구 중 하나입니다. 이 모델에서 수평축은 조직통제의 양을 나타내며 수직축은 통제의 비용과 이익을 나타냅니다. 이 모델은 몇 가지 주요 개념을 강조합니다:

• 통제비용선: 이것은 조직통제량에 대한 비용의 변화를 선형 함수로 나타냅니다. 즉, 일정 수준 이상의 통제를 원할 때 비용이 선형적으로 증가한다는 것을 의미합니다.
• 통제 효과: 이것은 비선형으로 나타나며 통제의 양이 증가함에 따라 비용 대비 이익이 어떻게 변하는지를 나타냅니다. 초기에는 통제량이 증가할수록 이익이 증가할 수 있지만 어느 시점 이후로는 효과가 감소할 수 있습니다.

조직 경영자는 이 모델을 사용하여 통제의 양을 조절하는 중요한 결정을 내리게 됩니다. 이때 고려해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다:

1. 효과적인 통제량: 통제량이 너무 적을 때 효과가 없을 수 있으므로 어느 정도의 통제가 필요합니다. 이것은 조직의 목표와 상황에 따라 다를 수 있습니다.
2. 통제량의 한계: 어느 시점에서부터는 추가적인 통제가 효과적이지 않을 수 있으며 오히려 비용을 증가시킬 수 있습니다. 이 한계를 신중하게 고려해야 합니다.
3. 사람 간 상호작용: 통제량을 늘릴 때 관리자와 종업원 간의 상호작용이 어떻게 변화하는지 고려해야 합니다. 너무 많은 감독자는 불만을 일으키고 결국 이직률을 높일 수 있습니다.

따라서 조직은 통제의 양을 조절하고 이익을 극대화하기 위해 조직적 통제의 비용과 이익을 주기적으로 검토하고 조정해야 합니다. 이러한 분석은 조직의 효율성을 향상하고 리스크를 관리하는 데 중요한 역할을 합니다.

품질 통제를 위한 통계적 공정관리

통계적 공정관리는 제조 공정에서 품질의 변동이 통제할 수 있는 이상 원인인지 아니면 통제 불가능한 우연한 원인에 의한 것인지를 분석하여 안정적인 생산을 위해 활용됩니다. 제품 품질은 설계가 완벽하고 공정에 이상이 없더라도 어느 정도의 변동이 있을 수밖에 없습니다. 그러나 고장 난 설비, 정비 미흡, 불량 원자재, 작업 부주의 등과 같은 품질 변동을 통제할 수 있는 요인으로 간주하고 이를 제거해야 합니다. 통계적 공정관리는 이러한 통제 가능한 변동, 즉 이상 원인에 의한 변동을 식별하는 데 효과적으로 활용됩니다.

통계적 공정관리에서는 그래프 형태의 평가 도구를 사용합니다. 중심선은 제품 특성치의 평균을 나타내고, 관리 상한선과 관리 하한선은 표본에서 추출된 특성치의 평균값이 가져야 하는 한계치를 표시합니다. 다시 말해, 표본에서 얻은 평균값이 관리 상한선과 하한선 내에 있으면 공정을 조정할 필요가 없지만, 평균값이 관리 상한선이나 하한선을 벗어나면 공정에 문제가 있다고 판단하고 적절한 조처를 합니다.

조직 사후통제 모형과 그 절차

사후통제 모형은 경영자가 조직의 목표와 계획으로부터 벗어난 사항을 찾아내고 수정하는 과정에서 피드백과 상호작용에 주안점을 두고 있습니다. 이 모형은 통제 대상과 내용의 선택, 표준 설정, 표준과 실제 비교, 평가, 그리고 필요한 시정조치 등의 절차를 포함하고 있습니다.

1. 통제 대상의 선택: 통제는 경영활동의 다양한 측면을 대상으로 할 수 있습니다. 예를 들어 제조업에서는 투입물, 생산과정, 산출물 등을 통제의 대상으로 삼을 수 있습니다. 투입물의 통제는 원자재 품질 및 양을 관리하고, 생산과정의 통제는 각 단계에서의 조건 및 품질을 모니터링하며, 산출물의 통제는 최종 제품의 품질 및 고객 서비스에 대한 평가 등이 될 수 있습니다.
2. 통제 내용의 결정: 통제 대상이 결정되면 해당 대상의 품질 및 성과를 측정할 주요 지표를 선택해야 합니다. 이러한 지표는 시장점유율, 재고 수준, 불량률, 노동 투입 시간 등과 같은 구체적인 항목일 수 있으며, 각 항목의 중요성 및 영향력을 고려하여 선택됩니다.
3. 기준의 설정: 경영자들은 각 품질 및 성과 지표에 대한 기준을 설정할 수 있습니다. 이러한 기준은 관리자 및 조직 구성원에게 목표를 명확하게 전달하고, 성과를 평가하며 필요한 조처를 하는 데 도움이 됩니다. 만약 수치로 표현할 수 없는 경우에는 명확하게 이해할 수 있으며 사후 측정이 쉬운 형태로 기준을 설정해야 합니다.
4. 정보의 수집: 필요한 정보는 사람이나 다른 정보 시스템에서 수집됩니다. 개인으로부터 수집된 정보의 타당성을 검토해야 하며, 정보 제공자가 정보를 왜곡할 가능성이 있는 경우에는 타당성 문제를 신중히 검토해야 합니다. 정보 수집을 위해 특별한 부서나 서비스 기관을 활용할 수도 있습니다.
5. 표준과 실제의 비교 및 평가: 경영자는 실제 결과와 목표 결과 간의 차이를 확인해야 합니다. 이러한 차이를 통해 경영자 및 구성원들은 실적이 목표에 미치지 못할 경우 필요한 수정 조치를 취하게 됩니다. 이때 차이가 허용할 수 있는 범위 내에 있거나 통제가 어려운 경우에는 특별한 수정 조치가 필요 없을 수도 있습니다.
6. 시정조치: 표준과 실제 간의 차이가 발생할 때 경영자는 세 가지 옵션 중 하나를 선택합니다. 첫째, 아무런 조치도 취하지 않을 수 있습니다. 차이가 허용할 수 있는 범위 내에 있거나 통제가 어렵다고 판단될 때 이러한 선택이 이루어질 수 있습니다. 둘째, 불리한 차이가 발생하고 허용할 수 있는 범위를 벗어나면 경영자는 필요한 수정 조치를 취해야 합니다. 수정 조치로는 전략의 변경, 보상 체계의 조정, 교육과 훈련의 강화, 직무 재설계 또는 인력 재배치, 공정 개선 등이 있을 수 있습니다. 셋째, 표준 자체가 현실적으로 설정되지 않았거나 너무 높거나 낮게 설정되어 차이가 발생하는 경우, 경영자는 표준을 조정할 수 있습니다.